Không cần sắp cho đẹp. Chỉ cần mọi thứ nằm trong một chỗ và có một người biết chỗ đó ở đâu.
Gom những gì
- Giấy tờ tuỳ thân
- Hồ sơ theo dõi sức khoẻ
- Giấy tờ nhà
- Bản ghi những khoản đang chạy hằng tháng
- Mục thứ tư là phần hay bị bỏ sót
Những khoản tự động chạy hằng tháng là thứ không ai nhớ tới cho tới khi có trục trặc.
Cần sắp cho gọn không
- Không cần đẹp
- Chỉ cần một chỗ duy nhất
- Và một tờ ghi trong đó có gì
- Tờ ghi đó quan trọng hơn cách sắp
- Mục thứ ba là phần đáng đầu tư nhất
Một tờ mục lục đặt trên cùng đáng giá hơn cả buổi chiều sắp xếp cho ngăn nắp.
Để ở đâu thì hợp
- Chỗ người nhà lấy được khi cần
- Và bạn thấy yên tâm
- Hai điều kiện đó phải cùng đúng
- Giấu quá kỹ thì lúc cần không ai tìm ra
- Mục thứ tư là chỗ hay hỏng
Giấy tờ được cất quá kỹ cũng coi như không có, nếu lúc cần không ai biết tìm ở đâu.
Bản sao hay bản gốc
- Giữ bản gốc ở một chỗ
- Để một bản chụp ở chỗ khác
- Phòng khi thất lạc
- Chụp lại bằng điện thoại cũng được
- Mục thứ tư là cách nhanh nhất
Chụp lại toàn bộ bằng điện thoại mất mười phút và cứu bạn khỏi rất nhiều rắc rối.
Về chuyện viết một tờ mục lục
- Viết một tờ liệt kê trong đó có gì
- Đặt lên trên cùng
- Người mở ra biết ngay có những gì
- Và biết thiếu gì
- Mục thứ tư là công dụng thứ hai
Mục lục cho biết cả cái đang có lẫn cái đang thiếu. Phần thiếu là danh sách việc cho bạn.
Về chuyện ghi lại những thứ chỉ có trên mạng
- Nhiều thứ giờ không còn dạng giấy
- Ghi lại đó là những dịch vụ nào
- Không ghi mật khẩu vào cùng chỗ đó
- Chỉ cần biết có những gì là đủ để lần ra
- Mục thứ ba là nguyên tắc an toàn
Danh sách dịch vụ thì để chung được. Mật khẩu thì phải để riêng và bảo vệ riêng.
Về chuyện ghi lại thứ bạn đang dùng hằng ngày
- Ghi danh sách những thứ bạn đang dùng
- Kèm nơi cấp và nơi theo dõi
- Danh sách này cần cho mọi buổi đi hỏi
- Cập nhật mỗi khi có thay đổi
- Mục thứ tư là phần hay quên
Danh sách này là thứ được hỏi tới nhiều nhất, và cũng là thứ hay bị bỏ quên không cập nhật.
Về chuyện giữ các số liên hệ trong cùng tập đó
- Ghi số của nơi theo dõi bạn
- Ghi số của những người cần báo
- Để ngay trang đầu
- Lúc gấp thì không ai mở điện thoại của bạn được
- Mục thứ tư là lý do phải ghi ra giấy
Số lưu trong điện thoại thì vô dụng nếu máy khoá và bạn không mở được.
Về chuyện nói rõ cái gì không nằm trong đó
- Ghi luôn những thứ để ở chỗ khác
- Và để ở đâu
- Không ai đi tìm một thứ họ không biết là có
- Một dòng cho mỗi thứ là đủ
- Mục thứ ba là điều cần nhớ
Thứ nằm ngoài tập hồ sơ mà không được ghi lại thì coi như không tồn tại.
Về chuyện cập nhật khi có gì mới
- Có giấy tờ mới thì bỏ vào ngay
- Đừng để một chồng chờ sắp sau
- Chồng chờ đó không bao giờ được sắp
- Bỏ vào mất mười giây
- Mục thứ ba là điều ai cũng biết mà vẫn mắc
Cái chồng giấy chờ sắp là chỗ mọi hệ thống sắp xếp đi tới chỗ chết.
Về chuyện để tập hồ sơ ở chỗ an toàn với nước và lửa
- Đừng để dưới gầm chậu rửa hay cạnh bếp
- Chọn một chỗ khô ráo và cao
- Bản chụp thì để ở nơi khác hẳn
- Hai bản ở hai nơi thì khó mất cả hai
- Mục thứ ba là nguyên tắc đơn giản nhất
Cách bảo vệ rẻ nhất là để hai bản ở hai chỗ khác nhau, không phải tìm một chỗ thật kín.
Ba câu hỏi cho bất cứ ngày nào của tuần đầu
- Điều tôi biết chắc tới lúc này là gì
- Điều tôi đang đoán là gì
- Câu nào tôi sẽ hỏi trong lần gặp tới
- Bài này thêm: tập hồ sơ của tôi đang thiếu gì
Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Tin lớn tới trong mười phút, quyết định thì không cần trong mười phút
- Tin được báo trong một buổi rất ngắn
- Nhưng gần như không quyết định nào phải chốt ngay hôm đó
- Hỏi rõ việc nào gấp và việc nào chờ được
- Phần lớn việc chờ được tới khi bạn đủ tỉnh để nghĩ
- Mục thứ ba là câu mở ra cả tuần đầu
Biết việc nào thật sự gấp là thứ đổi được nhiều nhất trong những ngày ngay sau khi nghe tin.
Hỏi lại nơi báo tin cho bạn, đừng tự suy, nếu
- Bạn không nhớ rõ mình đã được nói gì
- Bạn nghe được hai điều mâu thuẫn nhau
- Có việc bạn được dặn làm mà không rõ làm thế nào
- Có gì mới xảy ra mà bạn thấy khác thường
- Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai
Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không chẩn đoán, không tiên lượng, và không thay được một buổi nói chuyện với người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Gom những gì?
Giấy tờ tuỳ thân, hồ sơ theo dõi sức khoẻ, giấy tờ nhà, và bản ghi những khoản đang chạy hằng tháng.
Cần sắp cho gọn không?
Không cần đẹp. Chỉ cần một chỗ duy nhất và một tờ ghi trong đó có gì.
Để ở đâu thì hợp?
Chỗ người nhà lấy được khi cần, và bạn thấy yên tâm. Hai điều kiện đó phải cùng đúng.
Bản sao hay bản gốc?
Giữ bản gốc ở một chỗ, và để một bản chụp ở chỗ khác phòng khi thất lạc.