Khi tin tới qua điện thoại

Tin tới qua điện thoại thì bạn không chuẩn bị được gì, và cuộc gọi kết thúc trước khi bạn kịp hỏi. Có vài việc làm được ngay lúc đó.

Nhận tin qua điện thoại thì làm gì trước

• Xin một phút để lấy giấy bút
• Rồi mới nghe tiếp
• Câu đó luôn được chấp nhận
• Một phút đó đổi được cả cuộc gọi
• Mục thứ tư là lý do đừng ngại xin

Nghe một tin lớn mà tay không cầm gì thì cúp máy xong là gần như không còn lại gì.

Nên hỏi gì trước khi cúp máy

• Tên và vai trò người gọi
• Số gọi lại được
• Việc nào cần làm ngay
• Ba thứ đó phải có trước khi cúp
• Mục thứ hai là thứ hay thiếu nhất

Không có số gọi lại thì mọi câu hỏi nảy ra sau đó đều không biết gửi đi đâu.

Nếu tôi đang ở chỗ làm hoặc ngoài đường

• Xin hẹn gọi lại vào lúc bạn ngồi được
• Không cần nghe hết ngay lúc đứng giữa đường
• Nghe trong hoàn cảnh đó thì không giữ được gì
• Và bạn còn phải đi tiếp sau đó
• Mục thứ tư là điều nên tính

Nghe một tin lớn rồi phải quay lại làm việc ngay là tình huống nên tránh nếu tránh được.

Nếu người gọi không phải người tôi quen

• Hỏi rõ họ là ai
• Hỏi họ thuộc nơi nào
• Ghi lại trước khi nói tiếp
• Bạn có quyền hỏi những câu đó
• Mục thứ ba là việc nên làm ngay

Biết mình đang nói chuyện với ai là điều kiện đầu tiên, trước mọi câu hỏi khác.

Về chuyện nhắc lại để xác nhận

• Nhắc lại những gì bạn vừa nghe
• Để người kia xác nhận hoặc sửa
• Qua điện thoại thì dễ nghe nhầm hơn
• Không có nét mặt để bám vào
• Mục thứ ba là lý do dễ nhầm

Qua điện thoại thì cả hai bên đều mất phần thông tin nằm ngoài lời nói.

Về chuyện hỏi khi nào gặp trực tiếp được

• Hỏi xem có buổi gặp trực tiếp không
• Và khi nào
• Nhiều chuyện chỉ nói kỹ được khi gặp mặt
• Cuộc gọi là để báo, không phải để bàn hết
• Mục thứ tư là cách nhìn đúng về cuộc gọi

Đừng cố ép một cuộc gọi làm việc của một buổi gặp. Hỏi lối tới buổi gặp thì hơn.

Về chuyện đừng gọi lại cho người khác ngay

• Cúp máy xong thì đừng gọi tiếp cho ai ngay
• Ngồi lại và ghi trước
• Gọi trong lúc đang choáng thì kể lệch
• Và bạn phải cải chính về sau
• Mục thứ tư là việc mất công

Cải chính một chuyện đã kể lệch tốn công hơn nhiều so với chờ mười phút rồi mới kể.

Về chuyện bật loa ngoài nếu có người bên cạnh

• Nếu có người nhà bên cạnh thì bật loa
• Hai người cùng nghe thì nhớ được nhiều hơn
• Xin phép người gọi một câu
• Và cho họ biết ai đang cùng nghe
• Mục thứ tư là phép lịch sự cần giữ

Người ở đầu dây bên kia cần biết đang nói với mấy người. Một câu là đủ.

Về chuyện ghi lại giờ gọi

• Ghi ngày giờ cuộc gọi
• Cùng với nội dung
• Về sau xếp lại thứ tự sự việc thì cần
• Cuộc gọi không để lại dấu vết gì như giấy tờ
• Mục thứ tư là lý do phải tự ghi

Buổi gặp còn để lại giấy. Cuộc gọi thì chỉ còn lại đúng thứ bạn tự ghi.

Về chuyện bạn được phép nói là chưa nghe nổi

• Nếu bạn không nghe tiếp được thì nói ra
• Xin hẹn lại
• Không ai bắt bạn phải nghe hết trong một lần
• Nghe khi chưa nổi thì cũng không giữ được gì
• Mục thứ tư là lý do thực tế

Cố nghe tiếp khi đầu đã ngừng tiếp thu thì cả hai bên cùng mất thời gian.

Về chuyện lưu số đó lại cho lần sau

• Lưu số vào danh bạ ngay
• Đặt tên cho dễ tìm
• Đừng để nó nằm trong danh sách cuộc gọi rồi trôi mất
• Sau vài chục cuộc thì không tìm lại nổi
• Mục thứ ba là chỗ hay mất

Số quan trọng nhất hay là số bị trôi mất, vì lúc nhận nó không ai nghĩ tới việc lưu.

Ba câu hỏi cho bất cứ ngày nào của tuần đầu

• Điều tôi biết chắc tới lúc này là gì
• Điều tôi đang đoán là gì
• Câu nào tôi sẽ hỏi trong lần gặp tới
• Bài này thêm: tôi đã có số gọi lại chưa

Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.

Tin lớn tới trong mười phút, quyết định thì không cần trong mười phút

• Tin được báo trong một buổi rất ngắn
• Nhưng gần như không quyết định nào phải chốt ngay hôm đó
• Hỏi rõ việc nào gấp và việc nào chờ được
• Phần lớn việc chờ được tới khi bạn đủ tỉnh để nghĩ
• Mục thứ ba là câu mở ra cả tuần đầu

Biết việc nào thật sự gấp là thứ đổi được nhiều nhất trong những ngày ngay sau khi nghe tin.

Hỏi lại nơi báo tin cho bạn, đừng tự suy, nếu

• Bạn không nhớ rõ mình đã được nói gì
• Bạn nghe được hai điều mâu thuẫn nhau
• Có việc bạn được dặn làm mà không rõ làm thế nào
• Có gì mới xảy ra mà bạn thấy khác thường
• Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai

Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không chẩn đoán, không tiên lượng, và không thay được một buổi nói chuyện với người có chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp