Nhà nào cũng đẩy một người ra làm đầu mối. Vai đó không tự nhiên mà có, và nó nặng hơn vẻ ngoài.
Vì sao tôi thành người đầu mối
- Thường là vì bạn ở gần nhất
- Hoặc vì bạn nhận việc trước
- Ít khi ai bàn bạc trước về việc đó
- Nó thành nếp chỉ sau vài ngày
- Mục thứ tư là lý do nên nói sớm
Cái nếp hình thành trong tuần đầu thì sau đó rất khó đổi, vì mọi người đã quen rồi.
Làm sao để đỡ nặng
- Chia việc ra và gắn tên từng người
- Việc chung chung thì rơi hết về bạn
- Viết danh sách ra giấy
- Mỗi dòng một tên
- Mục thứ hai là quy luật
Việc không có chủ bao giờ cũng rơi về người đang gánh nhiều nhất, vì họ là người nhìn thấy nó.
Nếu người khác không nhận việc
- Giao việc cụ thể vào một giờ cụ thể
- Càng cụ thể thì càng khó từ chối
- Và càng dễ nhận
- Câu ai giúp được gì không thì không ai đáp
- Mục thứ tư là câu nên bỏ
Lời nhờ mở thì ai cũng tưởng người khác sẽ nhận, nên cuối cùng không ai nhận.
Tôi có được từ chối vai này không
- Được
- Nói ra rằng bạn không kham nổi
- Đề nghị chuyển bớt
- Trước khi bạn gục
- Mục thứ tư là thời điểm quan trọng
Nói lúc còn kham được thì đó là sắp xếp. Nói lúc đã gục thì cả nhà rơi vào thế bị động.
Về chuyện lập một nhóm chung để báo tin
- Lập một nhóm nhắn tin cho cả nhà
- Báo một lần cho tất cả
- Thay vì kể lại từng người
- Kể lại mười lần là mười lần sống lại nó
- Mục thứ tư là khoản mệt được cắt
Số cuộc gọi lặp lại là khoản mệt lớn nhất của người đầu mối, và nó cắt được gần hết.
Về chuyện hẹn một nhịp báo tin
- Hẹn rõ bao lâu báo một lần
- Có nhịp thì không ai hỏi lắt nhắt
- Giữ đúng nhịp thì họ tin và yên
- Lỡ một lần là họ lại gọi liên tục
- Mục thứ tư là điều kiện để nó chạy
Nhịp chỉ có tác dụng khi nó được giữ. Một lần lỡ là quay về tình trạng cũ.
Về chuyện không phải trả lời mọi câu ngay
- Không phải tin nhắn nào cũng cần trả lời trong ngày
- Gom lại trả lời một lần
- Đặt một khung giờ cho việc đó
- Ngoài khung đó thì để yên
- Mục thứ ba là cách giữ được sức
Trả lời rải rác cả ngày thì bạn không bao giờ thật sự ra khỏi vai đầu mối.
Về chuyện có người sẽ chê cách bạn làm
- Người ở xa hay có ý kiến nhất
- Nghe cho qua, đừng tranh luận
- Họ không thấy phần bạn đang làm
- Mời họ nhận một việc cụ thể
- Mục thứ tư là cách trả lời hiệu quả nhất
Lời chê thường im ngay khi người chê được giao một việc thật.
Về chuyện chuyển vai khi cần
- Vai này không phải của bạn mãi mãi
- Đề nghị luân phiên theo tháng
- Hoặc chia theo mảng việc
- Đặt sẵn một mốc để xem lại
- Mục thứ tư là việc nên làm ngay từ đầu
Đặt mốc xem lại ngay từ tuần đầu thì việc chuyển vai về sau không thành chuyện lớn.
Về chuyện nhớ vì sao bạn nhận vai này
- Bạn nhận vì bạn quan tâm
- Không phải vì bạn giỏi hơn ai
- Nhớ điều đó thì bớt cay đắng khi mệt
- Và dễ nhờ người khác hơn
- Mục thứ ba là điều nó gỡ được
Người đầu mối mệt lâu ngày dễ thấy cay đắng, và cay đắng làm việc nhờ vả khó hơn nhiều.
Về chuyện người ở xa cũng nhận việc được
- Gọi điện hỏi thủ tục, tìm thông tin, đặt lịch
- Những việc đó không cần có mặt
- Người ở xa hay bị bỏ quên khỏi danh sách
- Và họ thường rất muốn được nhờ
- Mục thứ ba là chỗ bỏ sót
Danh sách việc nhờ hay chỉ gồm người ở gần, trong khi phần qua điện thoại thì ai cũng làm được.
Ba câu hỏi cho bất cứ ngày nào của tuần đầu
- Điều tôi biết chắc tới lúc này là gì
- Điều tôi đang đoán là gì
- Câu nào tôi sẽ hỏi trong lần gặp tới
- Bài này thêm: hôm nay có việc nào tôi giao được cho người khác không
Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Tin lớn tới trong mười phút, quyết định thì không cần trong mười phút
- Tin được báo trong một buổi rất ngắn
- Nhưng gần như không quyết định nào phải chốt ngay hôm đó
- Hỏi rõ việc nào gấp và việc nào chờ được
- Phần lớn việc chờ được tới khi bạn đủ tỉnh để nghĩ
- Mục thứ ba là câu mở ra cả tuần đầu
Biết việc nào thật sự gấp là thứ đổi được nhiều nhất trong những ngày ngay sau khi nghe tin.
Hỏi lại nơi báo tin cho bạn, đừng tự suy, nếu
- Bạn không nhớ rõ mình đã được nói gì
- Bạn nghe được hai điều mâu thuẫn nhau
- Có việc bạn được dặn làm mà không rõ làm thế nào
- Có gì mới xảy ra mà bạn thấy khác thường
- Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai
Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không chẩn đoán, không tiên lượng, và không thay được một buổi nói chuyện với người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tôi thành người đầu mối?
Thường là vì bạn ở gần nhất hoặc bạn nhận việc trước. Ít khi ai bàn bạc trước về việc đó.
Làm sao để đỡ nặng?
Chia việc ra và gắn tên từng người. Việc chung chung thì rơi hết về bạn.
Nếu người khác không nhận việc?
Giao việc cụ thể vào một giờ cụ thể. Càng cụ thể thì càng khó từ chối và càng dễ nhận.
Tôi có được từ chối vai này không?
Được. Nói ra rằng bạn không kham nổi, và đề nghị chuyển bớt, trước khi bạn gục.