Đi hỏi nơi khác mà không mang hồ sơ thì buổi đó gần như không dùng được. Đây là bước tốn công nhất và cũng quyết định nhất.
Cần mang theo những gì
- Hỏi thẳng nơi bạn sắp tới xem họ cần gì
- Rồi xin đúng những thứ đó
- Đừng đoán
- Mỗi nơi cần một bộ khác nhau
- Mục thứ ba là chỗ hay mất công
Đoán rồi xin thừa thì mất công, xin thiếu thì phải quay lại. Một câu hỏi tránh được cả hai.
Xin hồ sơ có khó không
- Thường là không
- Nhưng mất thời gian
- Xin sớm để không phải hoãn lịch
- Hỏi luôn là bao lâu thì có
- Mục thứ ba là lý do phải xin trước
Lịch hẹn bị hoãn vì chưa có hồ sơ là chuyện rất hay gặp, và nó hoàn toàn tránh được.
Có nên tự giữ một bản không
- Nên
- Giữ một bản cho mình
- Kể cả khi hai nơi đã gửi trực tiếp cho nhau
- Bản của bạn là bản không bao giờ thất lạc
- Mục thứ tư là lý do
Có bản riêng thì lần sau đi đâu bạn cũng sẵn sàng, không phải xin lại từ đầu.
Nếu thiếu một phần hồ sơ thì sao
- Cứ đi và nói rõ đang thiếu gì
- Người nghe sẽ nói phần thiếu đó có quan trọng không
- Có phần thiếu được thì vẫn làm việc được
- Đừng hoãn vô hạn chỉ vì thiếu một tờ
- Mục thứ tư là điều nên cân nhắc
Hoãn mãi để chờ cho đủ giấy tờ đôi khi tốn hơn là đi với bộ chưa đủ và hỏi cho rõ.
Về chuyện hỏi hai nơi gửi thẳng cho nhau
- Hỏi xem hai nơi gửi trực tiếp được không
- Nếu được thì bạn đỡ phải chở giấy đi lại
- Và ít rủi ro thất lạc hơn
- Vẫn nên có một bản cho mình
- Mục thứ hai là cái lợi chính
Người đang mệt mà phải làm giao liên giữa hai nơi là chuyện không cần thiết.
Về chuyện sắp hồ sơ theo thứ tự thời gian
- Xếp giấy tờ theo ngày, cũ trước mới sau
- Người đọc nắm được diễn biến ngay
- Xếp lộn xộn thì họ mất thì giờ sắp lại
- Và buổi gặp ngắn đi
- Mục thứ tư là chỗ mất thời gian
Mười phút bạn bỏ ra sắp lại ở nhà đổi thành mười phút nói chuyện thật trong phòng.
Về chuyện kèm một tờ tóm tắt của chính bạn
- Viết một tờ tóm tắt ngắn
- Chuyện xảy ra theo thứ tự, và bạn đang hỏi gì
- Đặt tờ đó lên trên cùng
- Nó dẫn người đọc vào đúng chỗ
- Mục thứ ba là chi tiết tạo khác biệt
Một trang tóm tắt do chính bạn viết thường là thứ hữu ích nhất trong cả tập hồ sơ.
Về chuyện giữ bản gốc và đưa bản sao
- Giữ bản gốc, đưa bản sao nếu được phép
- Hỏi trước xem nơi kia cần bản nào
- Đưa bản gốc đi rồi mất thì rất phiền
- Chụp lại trước khi đưa bất cứ thứ gì
- Mục thứ tư là việc nên làm mặc định
Chụp lại toàn bộ trước khi đưa đi là thói quen rẻ tiền và cứu bạn khỏi nhiều rắc rối.
Về chuyện gom tất cả vào một chỗ
- Một cặp hồ sơ duy nhất cho cả chặng
- Mọi giấy tờ vào đó
- Đừng để rải trong nhà
- Mang nguyên cặp đi mỗi lần
- Mục thứ ba là chỗ hay hỏng
Giấy tờ rải mỗi chỗ một ít thì lúc cần gấp không ai tìm nổi, kể cả chính bạn.
Về chuyện nhờ người khác làm phần thủ tục
- Phần xin giấy tờ nhờ người khác được
- Nó không cần chuyên môn gì
- Chỉ cần thời gian và kiên nhẫn
- Đây là việc dễ giao nhất trong cả tuần đầu
- Mục thứ tư là lý do nên giao
Người muốn giúp mà không biết giúp gì thì đây chính là việc dành cho họ.
Về chuyện hỏi hồ sơ có bản điện tử không
- Hỏi xem có bản gửi qua mạng được không
- Bản điện tử thì không phải chở đi và không thất lạc
- Nhiều nơi có sẵn cách này
- Chỉ cần hỏi một câu là biết
- Mục thứ ba là điều ít người hỏi tới
Câu hỏi này mất một phút và có thể tiết kiệm cho bạn cả một chuyến đi lại.
Ba câu hỏi cho bất cứ ngày nào của tuần đầu
- Điều tôi biết chắc tới lúc này là gì
- Điều tôi đang đoán là gì
- Câu nào tôi sẽ hỏi trong lần gặp tới
- Bài này thêm: hồ sơ của tôi đã gom về một chỗ chưa
Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Tin lớn tới trong mười phút, quyết định thì không cần trong mười phút
- Tin được báo trong một buổi rất ngắn
- Nhưng gần như không quyết định nào phải chốt ngay hôm đó
- Hỏi rõ việc nào gấp và việc nào chờ được
- Phần lớn việc chờ được tới khi bạn đủ tỉnh để nghĩ
- Mục thứ ba là câu mở ra cả tuần đầu
Biết việc nào thật sự gấp là thứ đổi được nhiều nhất trong những ngày ngay sau khi nghe tin.
Hỏi lại nơi báo tin cho bạn, đừng tự suy, nếu
- Bạn không nhớ rõ mình đã được nói gì
- Bạn nghe được hai điều mâu thuẫn nhau
- Có việc bạn được dặn làm mà không rõ làm thế nào
- Có gì mới xảy ra mà bạn thấy khác thường
- Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai
Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không chẩn đoán, không tiên lượng, và không thay được một buổi nói chuyện với người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Cần mang theo những gì?
Hỏi thẳng nơi bạn sắp tới xem họ cần gì, rồi xin đúng những thứ đó từ nơi đang theo dõi.
Xin hồ sơ có khó không?
Thường là không, nhưng mất thời gian. Xin sớm để không phải hoãn lịch.
Có nên tự giữ một bản không?
Nên. Giữ một bản cho mình, kể cả khi hai nơi đã gửi trực tiếp cho nhau.
Nếu thiếu một phần hồ sơ thì sao?
Cứ đi và nói rõ đang thiếu gì. Người nghe sẽ nói phần thiếu đó có quan trọng không.