Mỗi nhà đều có những việc chỉ một người biết cách làm. Ngày người đó vắng thì cả nhà mới phát hiện ra.
Những việc nào cần bàn giao
- Việc nào mà nếu bạn vắng một tuần thì không ai biết làm
- Hoặc không ai biết là có
- Loại thứ hai nguy hơn loại thứ nhất
- Vì không ai đi tìm một việc họ không biết là tồn tại
- Mục thứ ba là chỗ đáng lo nhất
Việc không ai biết là có thì không ai làm, và cũng không ai nhận ra là nó đã không được làm.
Làm sao nhớ ra hết
- Ghi trong một tuần
- Mỗi lần làm gì thì ghi lại
- Ngồi nhớ một lúc thì sót rất nhiều
- Việc quen tay là việc khó nhớ ra nhất
- Mục thứ tư là lý do phải ghi theo ngày
Những việc bạn làm mà không nghĩ là đang làm chính là những việc dễ sót nhất.
Bàn giao thế nào cho dính
- Làm cùng một lần thay vì kể lại
- Người ta nhớ việc đã tự tay làm
- Không nhớ việc được nghe
- Để họ làm, bạn đứng cạnh
- Mục thứ tư là cách hiệu quả nhất
Bạn làm cho họ xem thì họ quên. Họ làm cho bạn xem thì họ nhớ.
Có cần bàn giao hết không
- Không
- Bắt đầu từ việc gấp nhất
- Và việc dễ quên nhất
- Phần còn lại làm dần
- Mục thứ ba là ưu tiên thứ hai
Việc gấp thì ai cũng nghĩ tới. Việc dễ quên mới là phần cần được viết ra.
Về chuyện viết ra cách làm chứ đừng chỉ ghi tên việc
- Ghi cả cách làm, không chỉ tên việc
- Ghi rõ làm lúc nào và làm thế nào
- Tên việc không đủ để người khác làm được
- Vài dòng cho mỗi việc là vừa
- Mục thứ ba là chỗ hay thiếu
Một danh sách chỉ có tên việc thì người nhận vẫn phải hỏi lại bạn từng cái một.
Về chuyện những việc theo mùa
- Có việc chỉ làm vài lần trong năm
- Ghi luôn cả những việc đó
- Không ai nhớ ra chúng trong một tuần ghi chép
- Ngồi nghĩ riêng phần này một lần
- Mục thứ ba là lý do phải nghĩ thêm
Việc theo mùa không hiện ra trong bảng ghi hằng ngày, nên phải liệt kê riêng.
Về chuyện chia việc cho nhiều người
- Đừng dồn hết cho một người
- Chia theo sở trường từng người
- Dồn hết thì người đó gục
- Và họ cũng ngại nói ra
- Mục thứ tư là điều hay xảy ra
Người nhận hết mọi việc thường không kêu, cho tới lúc họ bỏ hẳn.
Về chuyện nhiều việc có thể bỏ hẳn
- Xem lại danh sách xem việc nào bỏ được
- Có việc chạy chỉ vì thói quen
- Bàn giao một việc vô ích là làm phiền người khác
- Bỏ bớt cũng là một cách sắp xếp
- Mục thứ ba là điều nên nhớ
Danh sách viết ra bao giờ cũng lòi ra vài việc mà chính bạn cũng không biết vì sao còn làm.
Về chuyện để lại cách liên hệ cho từng việc
- Việc nào cần gọi ai thì ghi số
- Thợ, nơi cung cấp, người quen giúp việc đó
- Không có số thì người nhận phải đi tìm từ đầu
- Ghi ngay cạnh việc đó
- Mục thứ ba là chỗ tốn thời gian nhất
Phần lớn thời gian người nhận việc bỏ ra là để tìm xem phải gọi cho ai.
Về chuyện làm dần trong vài tuần
- Đừng cố bàn giao hết trong một buổi
- Mỗi tuần vài việc
- Người nhận cũng cần thời gian để quen
- Dồn một lần thì họ không nhớ nổi
- Mục thứ ba là lý do phải chia
Nhận mười việc trong một buổi thì tuần sau người ta nhớ được hai.
Về chuyện để người nhận tự làm một lần có bạn đứng cạnh
- Lần đầu cứ để họ làm, bạn chỉ đứng nhìn
- Chỗ nào họ vấp thì đó là chỗ bạn ghi thiếu
- Sửa lại phần ghi ngay hôm đó
- Cách này tìm ra lỗ hổng nhanh hơn mọi cách khác
- Mục thứ hai là điều nó lộ ra
Chỗ người khác vấp là chỗ bản hướng dẫn của bạn thiếu, và bạn không tự nhìn ra được.
Ba câu hỏi cho bất cứ ngày nào của tuần đầu
- Điều tôi biết chắc tới lúc này là gì
- Điều tôi đang đoán là gì
- Câu nào tôi sẽ hỏi trong lần gặp tới
- Bài này thêm: hôm nay tôi làm việc gì mà chỉ mình tôi biết
Ba câu đầu lặp lại ở mọi bài; dòng thứ tư là phần riêng của từng bài.
Tin lớn tới trong mười phút, quyết định thì không cần trong mười phút
- Tin được báo trong một buổi rất ngắn
- Nhưng gần như không quyết định nào phải chốt ngay hôm đó
- Hỏi rõ việc nào gấp và việc nào chờ được
- Phần lớn việc chờ được tới khi bạn đủ tỉnh để nghĩ
- Mục thứ ba là câu mở ra cả tuần đầu
Biết việc nào thật sự gấp là thứ đổi được nhiều nhất trong những ngày ngay sau khi nghe tin.
Hỏi lại nơi báo tin cho bạn, đừng tự suy, nếu
- Bạn không nhớ rõ mình đã được nói gì
- Bạn nghe được hai điều mâu thuẫn nhau
- Có việc bạn được dặn làm mà không rõ làm thế nào
- Có gì mới xảy ra mà bạn thấy khác thường
- Hoặc chính bạn thấy lo và không biết hỏi ai
Năm điều này lặp lại ở mọi bài. Trang này không chẩn đoán, không tiên lượng, và không thay được một buổi nói chuyện với người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Những việc nào cần bàn giao?
Việc nào mà nếu bạn vắng một tuần thì không ai biết làm hoặc không ai biết là có.
Làm sao nhớ ra hết?
Ghi trong một tuần, mỗi lần làm gì thì ghi lại. Ngồi nhớ một lúc thì sót rất nhiều.
Bàn giao thế nào cho dính?
Làm cùng một lần thay vì kể lại. Người ta nhớ việc đã tự tay làm, không nhớ việc được nghe.
Có cần bàn giao hết không?
Không. Bắt đầu từ việc gấp nhất và việc dễ quên nhất, phần còn lại làm dần.